POLARIS PEDIATRIC THERAPY PLLC

Aviso de Prácticas de Privacidad

La información de salud de su hijo(a) y los derechos que usted tiene

Una estrella que guía a las vocecitas.

Fecha de vigencia:  2 de octubre de 2026

Polaris Pediatric Therapy PLLC brinda terapia del habla y lenguaje a niños. Para atender a su hijo(a) mantenemos un expediente de la atención que le damos. Este aviso explica, en lenguaje sencillo, cómo podemos usar y compartir ese expediente y los derechos que usted tiene sobre él. La ley nos obliga a proteger la información de salud de su hijo(a), a entregarle este aviso y a cumplir con los términos del aviso que esté vigente.

En este aviso, información de salud significa la información que identifica a su hijo(a) y se relaciona con su salud, su atención o el pago de esa atención. Usted significa el padre, la madre o el tutor legal que actúa por el niño o la niña, salvo que el niño o la niña tenga edad suficiente según la ley de Texas para actuar por sí mismo(a). Si el paciente tiene 18 años o más, “usted” significa el paciente, o un tutor o apoderado con autoridad legal para actuar por él o ella.

Sección 1: Cómo podemos usar y compartir la información de salud de su hijo(a)

Para los fines cotidianos que siguen no necesitamos su permiso por escrito.

Recordatorios de citas y mensajes

Podemos comunicarnos con usted para recordarle una cita, cambiarla o hablar sobre la atención de su hijo(a). Usamos los teléfonos y correos electrónicos que nos dio, por los medios que usted eligió al inscribirse, y podemos dejar un mensaje de voz si usted nos autorizó. Puede cambiar esas preferencias en cualquier momento con solo decírnoslo. El correo electrónico y los mensajes de texto comunes no son tan privados como nuestro portal seguro para clientes (Client Portal); si prefiere que usemos un canal privado, díganoslo y usaremos el portal u otro medio razonable que usted elija.

Otros tratamientos y servicios

Podemos informarle sobre otras opciones de tratamiento, servicios o programas que podrían ayudar a su hijo(a).

Familiares y otras personas que participan en la atención de su hijo(a)

Podemos compartir información con un familiar, pariente u otra persona que usted nombre y que participe en la atención de su hijo(a) o en el pago de ella, y solo lo que sea directamente pertinente a lo que esa persona hace. Si usted está presente, primero le daremos la oportunidad de oponerse. Si usted no está presente, o en una emergencia, usaremos nuestro criterio profesional y compartiremos solo lo que convenga al bienestar de su hijo(a). En caso de desastre, también podemos compartir información limitada con una organización de ayuda para que su familia sepa dónde está su hijo(a) y cómo se encuentra. Usted puede pedirnos que no lo hagamos, salvo que eso impida responder a la emergencia.

Empresas que trabajan para nosotros

Parte de lo que hacemos se apoya en empresas que contratamos, como nuestro expediente clínico electrónico, nuestro servicio seguro de teléfono y mensajería, y el apoyo de facturación. Es posible que necesiten la información de salud de su hijo(a) para hacer su trabajo. La ley federal nos obliga a tener un acuerdo por escrito con cada una de ellas que las obligue a proteger la información igual que nosotros.

Cuando la ley lo exige o lo permite

Podemos usar o compartir la información de salud de su hijo(a) sin su permiso cuando la ley lo exige o lo permite. Esto incluye:

• Para reportar sospecha de abuso o negligencia infantil, y de abuso, negligencia o explotación de un adulto con discapacidad, como lo exige la ley de Texas.
• Para actividades de salud pública, como prevenir o controlar enfermedades o reportar un problema con un producto.
• A organismos de supervisión sanitaria, para auditorías, investigaciones, inspecciones y otorgamiento de licencias.
• En respuesta a una orden judicial, citación judicial u otro proceso legal.
• A las autoridades policiales, en las situaciones limitadas que la ley permite.
• Para evitar una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad de alguien.
• Para reclamos de compensación para trabajadores.
• A forenses, médicos examinadores y directores de funerarias.
• Para investigaciones, cuando la ley lo permite, por ejemplo cuando un comité de revisión de investigaciones ha aprobado el estudio y ha decidido que no se necesita el permiso individual.
• A organizaciones que gestionan la donación y el trasplante de órganos, ojos o tejidos.
• Para funciones gubernamentales especializadas, como fines militares o de seguridad nacional.
• Siempre que cualquier otra ley federal, estatal o local exija la divulgación.

Si alguna vez recibimos expedientes de un programa de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias que recibe asistencia federal, esos expedientes, o testimonios sobre lo que dicen, no se usarán ni se compartirán en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo en contra de la persona a quien se refieren, sea usted o su hijo(a), salvo que exista un consentimiento por escrito, o una orden judicial dictada después de dar aviso y la oportunidad de ser escuchado y acompañada de una citación u otro requisito legal, como lo exige el Título 42 del CFR, Parte 2.

Sección 2: Usos que siempre requieren su permiso por escrito

No usaremos ni compartiremos la información de salud de su hijo(a) para ningún fin que no esté descrito en este aviso sin que usted nos dé primero su permiso por escrito. Siempre le pediremos permiso antes de:

• usar o compartir la información con fines de mercadotecnia;
• vender la información. No vendemos información de salud;
• compartir notas de psicoterapia, en el caso improbable de que alguna vez se crearan sobre su hijo(a).

Si cambia de opinión

Si usted nos da permiso por escrito, puede retirarlo en cualquier momento avisándonos por escrito, en papel, por correo electrónico o a través de nuestro portal para clientes. Eso detiene cualquier divulgación futura, pero no puede deshacer lo que ya compartimos mientras su permiso estaba vigente.

Sección 3: Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos sobre la información de salud de su hijo(a). Para ejercer cualquiera de ellos, comuníquese con nuestro(a) Oficial de Privacidad (Sección 7).

Obtener una copia del expediente de su hijo(a)

Usted puede ver u obtener una copia del expediente de salud de su hijo(a). Lo mantenemos en un sistema de expediente clínico electrónico. Si su hijo(a) tiene 17 años o menos, el padre o la madre (o, cuando un tribunal lo haya nombrado, el tutor administrador (managing conservator) o el tutor legal) puede obtener acceso completo e inmediato al expediente clínico electrónico de su hijo(a), salvo que una orden judicial o una ley estatal o federal limite el acceso a todo o parte de él (Código de Salud y Seguridad de Texas, § 183.006). Pídalo y se lo daremos de inmediato por nuestro portal seguro para clientes o por otro medio seguro que usted elija. Para otras solicitudes, por favor haga su solicitud por escrito; un correo electrónico o una solicitud enviada por nuestro portal para clientes cuenta como solicitud por escrito. La ley de Texas nos obliga a entregarle el expediente en formato electrónico dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que recibamos su solicitud por escrito, salvo que usted acepte recibirlo en otro formato (§ 181.102). Ver el expediente y el acceso al portal son gratuitos; podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo por las copias. En casos limitados la ley nos permite negar el acceso; si lo hacemos, le diremos por escrito por qué y si puede pedir que esa decisión se revise.

Pedirnos que corrijamos el expediente

Si usted cree que algo en el expediente está equivocado o incompleto, puede pedirnos por escrito que lo corrijamos y decirnos por qué. Responderemos dentro de 60 días. Podemos negarnos, y si lo hacemos le explicaremos por escrito por qué. Usted podrá entonces presentar una declaración escrita de desacuerdo, que guardaremos junto con el expediente.

Pedir comunicaciones privadas

Usted puede pedirnos que nos comuniquemos de cierta manera o en cierto lugar: por ejemplo, solo a un número de teléfono, o solo a una dirección que usted indique. No tiene que decirnos por qué, y aceptaremos cualquier solicitud razonable.

Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos

Usted puede pedirnos que no usemos ni compartamos cierta información para tratamiento, pago u operaciones. No estamos obligados a aceptar, y nos negaremos si afectara la atención de su hijo(a). Hay una solicitud que sí debemos aceptar: si usted paga un servicio por completo de su propio bolsillo, puede decirnos que no compartamos la información de ese servicio con su seguro, y no lo haremos, salvo que una ley lo exija.

Obtener una lista de con quién la compartimos

Usted puede pedir una lista de las veces que compartimos la información de salud de su hijo(a) en los seis años anteriores a su solicitud, con quién la compartimos y por qué. La lista no incluirá lo compartido para tratamiento, pago u operaciones, lo que usted autorizó, ni algunas otras excepciones que la ley señala. Le daremos una lista gratis cada doce meses y podemos cobrar una tarifa razonable por las adicionales.

Obtener una copia impresa de este aviso

Usted puede pedir una copia impresa de este aviso en cualquier momento, aunque haya aceptado recibirlo de forma electrónica. Se la daremos sin demora.

Elegir a alguien que actúe por usted

Una persona con autoridad legal para tomar decisiones médicas por su hijo(a) puede ejercer estos derechos y tomar decisiones sobre la información: un padre o una madre, un tutor administrador (managing conservator) o un tutor legal nombrado por un tribunal, u otro adulto a quien la ley de Texas o una autorización por escrito de uno de los padres le permita dar consentimiento para la atención de su hijo(a) (por ejemplo, un familiar o cuidador con un acuerdo de autorización de Texas). Un paciente de 18 años o más ejerce estos derechos personalmente. También puede actuar por un paciente adulto un tutor legal de la persona nombrado por un tribunal. Lo mismo puede hacer un representante designado en el poder para la atención médica del paciente, una vez que un médico haya certificado que el paciente no puede tomar sus propias decisiones médicas. Le pediremos ver el documento que acredite esa autoridad.

Que le avisemos si hay una filtración

Si alguna vez hay una filtración de información de salud de su hijo(a) que no estaba cifrada ni protegida de otra forma que la hiciera ilegible, le avisaremos. Lo haremos sin demora injustificada y a más tardar 60 días después de descubrirla.

Quejarse sin temor

Usted puede quejarse con nosotros o con el gobierno federal si cree que se violaron sus derechos de privacidad. Nunca tomaremos represalias por una queja, y no afectará la atención de su hijo(a).

Sección 4: Niños, padres y tutores

Como atendemos a niños, por lo general es el padre, la madre o el tutor legal quien ejerce los derechos de este aviso en nombre del niño o la niña y quien recibe la información.

Hay límites. Es posible que no consideremos a un padre o una madre como representante del niño o la niña si una orden judicial u otra ley dispone lo contrario, si el niño o la niña dio legalmente su consentimiento para la atención por sí mismo(a) conforme a la ley de Texas, o si creemos razonablemente que dar esa información a ese padre o esa madre podría poner en peligro al niño o la niña. En esos casos seguimos la ley de Texas y nuestro criterio profesional.

Si existe una orden de custodia, una tutela u otra orden judicial que afecte quién puede recibir la información de su hijo(a), por favor denos una copia para poder cumplirla. Cuando no existe tal orden, la ley de Texas generalmente permite el acceso a cualquiera de los dos padres.

Sección 5: Nuestras responsabilidades

• La ley nos obliga a mantener privada y segura la información de salud de su hijo(a).
• Estamos obligados a entregarle este aviso, que le informa nuestros deberes legales y nuestras prácticas de privacidad, y a cumplir con los términos del aviso que esté vigente.
• Le avisaremos sin demora si ocurre una filtración que pudiera haber comprometido la privacidad o la seguridad de la información de su hijo(a).
• No usaremos ni compartiremos la información de su hijo(a) por ningún otro motivo salvo que usted nos lo autorice por escrito. Si nos lo autoriza, puede cambiar de opinión en cualquier momento.
• Conservamos los expedientes clínicos por al menos siete años después de la última fecha de servicio o, si el (la) paciente era menor de edad cuando lo(a) atendimos, al menos hasta que cumpla 21 años, lo que ocurra después.

Sección 6: Cambios a este aviso

Podemos cambiar este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos, incluida la que ya teníamos. La versión vigente siempre muestra su fecha de vigencia en la parte superior de la primera página.

Si cambiamos este aviso, le entregaremos el aviso modificado si lo pide, lo publicaremos en polarispediatric.com y en nuestro portal para clientes, y se lo ofreceremos en su siguiente visita.

Sección 7: Preguntas y quejas

Si tiene una pregunta sobre este aviso, quiere ejercer alguno de sus derechos o cree que se violaron sus derechos de privacidad, por favor comience con nosotros. Nos gustaría mucho saberlo para poder corregirlo.

Para hacer una solicitud por escrito, envíenosla por nuestro portal para clientes, escríbanos por correo electrónico o llámenos y le diremos a dónde enviarla.

También puede quejarse ante el gobierno federal, y puede hacer ambas cosas. Por lo general, la queja debe presentarse dentro de los 180 días siguientes a cuando usted supo del problema.

Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.
Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights)
200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201
1-877-696-6775
www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html

En Texas, la Oficina del Procurador General también hace cumplir la ley estatal de privacidad de expedientes médicos: texasattorneygeneral.gov.

No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.

Le pediremos que firme un acuse de recibo de este aviso. Firmarlo no significa que usted acepte nada ni que renuncie a ningún derecho; solo deja constancia de que le entregamos el aviso.

Gracias por confiarnos la atención de su hijo(a).